Ordens de Serviço — criar, editar, buscar e mover no Kanban
O que é / Para que serve
A Ordem de Serviço (OS) é o registro operacional de um contrato de serviço: quem é o cliente, o que será entregue (itens), quanto custa, como será pago e em que fase está. Cada OS aparece em um Kanban (uma coluna por status) e em uma Lista paginada.
Os status disponíveis são:
| Coluna / Status | Significado |
|---|---|
| OS + Proposta | OS recém-criada ou vinda de uma proposta |
| Impeditivo | Há um bloqueio que impede a execução |
| Aguardando | Aguardando ação do cliente ou de terceiros |
| Faturado | Serviço entregue e faturado, aguardando pagamento |
| Pago | Pagamento confirmado |
Existe também o status Cancelado, que não aparece como coluna no Kanban.
Antes de começar
- Para criar ou editar uma OS você precisa ser admin ou owner.
- Qualquer membro pode visualizar o Kanban, a Lista e abrir uma OS.
- Toda OS exige pelo menos 1 item — não é possível salvar uma OS sem itens.
Passo a passo — criar uma OS
- Vá em Menu lateral > ERP.
- Clique em Nova OS (topo direito).
- O formulário abre em duas etapas. Preencha a Etapa 1 — Cadastro:
- Título (obrigatório), Descrição, Escopo, Status, datas de início e término.
- Responsável, Vendedor (o vendedor já vem preenchido com você) e Implementador.
- Cliente — escolha Cliente existente (buscar por nome) ou Novo cliente. Ao marcar "Novo cliente", ele será cadastrado na sua base de Clientes ao salvar a OS.
- Se quiser, abra a seção Endereço para preencher os dados de endereço do cliente.
- Clique em Próximo para ir à Etapa 2 — Financeiro:
- Adicione os Itens com Item / Serviço, Qtd. e Valor unit. (o total de cada item é calculado sozinho).
- Configure Desconto, Condição de pagamento e Parcelas (detalhado em Financeiro da OS).
- Clique em Criar OS. A OS aparece na coluna correspondente do Kanban com um número sequencial (ex.: OS #7).
📷 Captura: formulário "Nova Ordem de Serviço" na Etapa 1 (Cadastro), com o seletor Cliente existente / Novo cliente.
Passo a passo — editar, visualizar e mover
- Abrir/visualizar: clique em um card no Kanban ou em uma linha na Lista. Abre uma visualização somente leitura com os botões Editar e Excluir ao alcance.
- Editar: dentro da visualização, clique em Editar e altere qualquer campo (inclusive itens, cliente e parcelas). Clique em Salvar alterações.
- Mudar de status (Kanban): arraste o card de uma coluna para outra. Mudar o status dispara as automações configuradas para aquele status (veja Automações de OS).
- Alternar visão: use as abas Kanban e Lista no topo. A escolha fica salva na URL (
?view).
Buscar OS
Use o campo Buscar no topo da página. Ele procura por título, nome do cliente e número da OS. A busca funciona tanto no Kanban quanto na Lista.
Configuração — itens e cliente
Itens (Etapa 2):
- Cada item tem Item / Serviço, Descrição, Qtd. (número inteiro positivo) e Valor unit..
- O total de cada linha e o subtotal são calculados automaticamente; o Valor total da OS é sempre calculado pelo sistema (
soma dos itens − desconto) e é somente leitura. - Ao editar, a lista de itens é substituída inteira pelo que você deixar no formulário — sempre mantenha ≥1 item.
Cliente:
- Cliente existente → a OS fica vinculada a um cliente do seu CRM.
- Novo cliente → escolha o Tipo de pessoa (Pessoa Física / Pessoa Jurídica); ao salvar, um cliente é criado na base, com um contato principal quando houver e-mail.
- Os dados do cliente também ficam gravados como "foto" (snapshot) na própria OS, então a OS mantém o histórico mesmo se o cadastro do cliente mudar depois. CNPJ e endereço ficam somente nesse snapshot da OS.
Anexos
- Abra a OS e vá até a seção Anexos.
- Clique em Enviar arquivo e escolha o arquivo (até 10 MB; PDF, imagens, documentos, planilhas, CSV ou ZIP).
- Use Baixar para abrir e Remover para apagar.
Observação: salve a OS antes de anexar arquivos — o upload só fica disponível em uma OS já existente.
Excluir uma OS
- Abra a OS e clique em Excluir (somente owner).
- Digite o número da OS (ex.:
7) para confirmar. - Clique em Excluir OS. A ação é irreversível e remove também os anexos.
Integrações com outros módulos
- Clientes (CRM): a OS vincula ou cria um cliente e um contato principal.
- Financeiro: condição de pagamento e parcelas — veja Financeiro da OS.
- Automações: mudar o status pode criar projetos, tarefas, OC ou sincronizar com o Conta Azul — veja Automações de OS.
- Ordens de Compra: uma OC pode ser gerada a partir de uma OS via automação — veja Ordens de Compra.
Dicas e limitações
- O número da OS é automático, sequencial por organização, e não pode ser editado.
- A coluna Cancelado não existe no Kanban; para cancelar, edite a OS e defina o status.
- Não há filtro por responsável — todo membro vê todas as OS.
- O total é sempre recalculado pelo sistema; você controla o desconto, não o total diretamente.
Perguntas frequentes
Posso criar uma OS sem cliente cadastrado? Sim. Use "Novo cliente" ou preencha o snapshot; o cliente pode ser criado no CRM ao salvar.
Por que não consigo salvar sem itens? Toda OS precisa de pelo menos 1 item — o total deriva dos itens.
Mudei o status e "algo" aconteceu automaticamente. Por quê? Provavelmente existe uma automação para aquele status. Veja o histórico em Automações de OS.
Excluí uma OS por engano — dá para recuperar? Não. A exclusão é irreversível; por isso o sistema pede confirmação pelo número.