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Ordens de Compra — criar, mover status, anexos e comentários

O que é / Para que serve​

A Ordem de Compra (OC) registra as aquisições que a sua organização faz de fornecedores — a contraparte da Ordem de Serviço (que é o que você vende). Cada OC tem descrição, valor, status, vínculos opcionais com uma OS e/ou um cliente, anexos, comentários internos e campos personalizados definidos pela organização.

As OCs aparecem em um Kanban (uma coluna por status) e em uma Lista paginada.

Ciclo de vida (3 status)​

A OC segue um ciclo com três status:

StatusSignificado
Informação pendenteFaltam dados; a compra ainda não pode ser feita
PendenteInformações completas; aguardando a execução da compra
RealizadaCompra efetuada — a Data da compra é preenchida automaticamente

O ciclo avança assim: Informação pendente → Pendente → Realizada → Informação pendente.

Antes de começar​

  • Criar / editar / mudar status / anexar: apenas admin ou owner.
  • Visualizar OC, quadro, lista e comentar: qualquer membro.
  • Excluir: apenas owner (com confirmação pelo número).

Passo a passo — criar uma OC​

  1. Vá em Menu lateral > Ordens de Compra.
  2. Clique em Nova OC (topo direito).
  3. Preencha a Etapa 1 — Dados:
    • Descrição (obrigatória).
    • Valor e Quantidade (opcionais).
    • Status inicial (padrão: Informação pendente) e Data prevista.
    • Vínculos (opcionais): Ordem de serviço vinculada e Cliente vinculado.
  4. Vá para a Etapa 2 — Campos & Anexos:
    • Preencha os Campos personalizados da sua organização (se houver).
    • Envie Anexos (após salvar — veja abaixo).
  5. Clique em Criar OC. A OC ganha um número sequencial (ex.: OC #4).

📷 Captura: formulário "Nova Ordem de Compra" na Etapa 1 (Dados), com os vínculos de OS e Cliente.

Passo a passo — avançar o status​

Você tem duas formas de mudar o status:

  • No Kanban: arraste o card para a coluna desejada.
  • Na visualização da OC: use Avançar status para seguir o ciclo (Informação pendente → Pendente → Realizada → …).

Ao entrar em Realizada, a Data da compra é marcada automaticamente com a data de hoje; ao sair de Realizada, ela é limpa.

Comentários internos​

  1. Abra a OC.
  2. Na seção Comentários, escreva no campo e clique em Comentar.
  3. Os comentários formam uma linha do tempo interna da OC.

Regra importante: apenas o autor de um comentário pode excluí-lo.

Anexos​

  1. Abra a OC e vá até Anexos.
  2. Clique em Enviar arquivo (até 10 MB; PDF, imagens, documentos, planilhas, CSV ou ZIP).
  3. Use Baixar e Remover conforme necessário.

Observação: salve a OC antes de anexar arquivos.

Configuração — campos personalizados​

Sua organização pode definir campos extras que aparecem em todas as OCs (ex.: "Centro de custo"). Eles são configurados pelo botão Campos personalizados no topo da página. Veja o guia dedicado: Campos personalizados das Ordens de Compra.

Buscar OC​

Use o campo Buscar no topo. Ele procura por descrição e número da OC.

Excluir uma OC​

  1. Abra a OC e clique em Excluir (somente owner).
  2. Digite o número da OC para confirmar.
  3. Clique em Excluir OC. A ação é irreversível e remove anexos, comentários e valores de campos personalizados.

Integrações com outros módulos​

  • Ordens de Serviço: vincule a OC a uma OS; uma OC também pode ser criada automaticamente a partir de uma OS via automação (ação "Criar Ordem de Compra"). Veja Automações de OS.
  • Clientes (CRM): vincule a OC a um cliente cadastrado.

Quando uma OC é criada por automação, ela nasce com status Pendente e aparece marcada como criada pelo Sistema.

Dicas e limitações​

  • Na Phase 1 a OC não tem itens/linhas — o Valor é um único campo informado por você (não há soma automática).
  • Não há cadastro de fornecedores nem fluxo de aprovação (planejado).
  • Não há notificações por e-mail em mudança de status ou vencimento.
  • O número da OC é automático, sequencial por organização, e não pode ser editado.
  • Todo membro vê todas as OCs (sem filtro por responsável).

Perguntas frequentes​

Qual a diferença entre OC e Ordem de Serviço? A OC é o que você compra de fornecedores; a OS é o que você vende ao cliente.

Posso registrar vários itens numa OC? Ainda não. Use o campo Valor para o total e a Descrição para detalhar (linhas de item são planejadas).

Vi uma OC marcada como "Sistema". O que é isso? Foi criada automaticamente por uma automação de OS, não por uma pessoa.

Por que não consigo excluir o comentário de outra pessoa? Só o autor pode excluir o próprio comentário.