Usar a caixa de entrada do WhatsApp
O que é / Para que serve
A página WhatsApp é a caixa de entrada onde sua equipe atende as conversas dos números conectados. À esquerda ficam as conversas; à direita, a conversa aberta com o histórico de mensagens e o campo de escrita. Tudo em tempo real: novas mensagens e contagem de não lidas aparecem sozinhas, sem precisar recarregar.
📷 Captura: página WhatsApp com a lista de conversas à esquerda e a conversa aberta à direita.
Antes de começar
- Deve haver pelo menos um número conectado. Se não houver, você verá "Nenhum número de WhatsApp conectado ainda" — um admin precisa conectar (veja Conectar e configurar um número de WhatsApp).
- Qualquer membro da organização pode ler e responder conversas de WhatsApp da org.
- Cada membro vê os números conforme sua permissão: admins/owners veem todos os números; um membro vê apenas os números privados vinculados a ele.
Passo a passo
Abrir e responder uma conversa
- Acesse Menu lateral > WhatsApp.
- Na lista à esquerda, clique na conversa desejada. Ao abrir, ela é marcada como lida automaticamente.
- Digite no campo inferior e clique em Enviar (o botão de envio).
- A mensagem aparece na hora na conversa (envio otimista) e recebe indicadores de status: Na fila → Enviada → Entregue → Lida (ou Falhou em caso de erro).
📷 Captura: uma conversa aberta mostrando o campo de escrita e os indicadores de status da mensagem.
Enviar imagens, vídeos e documentos
- Na conversa aberta, clique em Anexar arquivo (ícone de clipe no campo de escrita).
- Escolha o arquivo (imagem, vídeo, áudio ou documento).
- Opcionalmente adicione um texto/legenda e clique em Enviar.
Responder a uma mensagem específica (citação)
- Passe o mouse sobre a mensagem e abra as Ações.
- Clique em Responder. A mensagem original aparece como citação no campo de escrita.
- Escreva sua resposta e envie — ela vai vinculada à mensagem citada.
Reagir a uma mensagem
- Passe o mouse sobre a mensagem e clique em Reagir.
- Escolha o emoji. Clique de novo no mesmo emoji para remover a reação.
Enviar uma nota interna
As notas internas são visíveis apenas para a sua equipe — nunca são enviadas ao contato.
- No campo de escrita, ative o botão Nota (fica destacado quando ligado).
- Escreva a observação e clique em Enviar. A nota fica registrada na conversa, marcada como interna, mas não sai para o WhatsApp do cliente.
📷 Captura: campo de escrita com o botão Nota ativado e o placeholder "Escreva uma nota interna…".
Configuração
Filtrar e organizar a caixa de entrada
No topo da lista de conversas você tem:
- Busca — filtra conversas por nome do contato, número ou trecho da última mensagem.
- Filtros principais (segmentos): Todas, Não lidas, Favoritas, Arquivadas.
- Filtros avançados (no popover de filtros):
- Tipo — Tudo, Diretas (1:1) ou Grupos.
- Número — quando você tem acesso a mais de um número, escolha focar em Todos os meus números ou em um número específico.
Ações em cada conversa
Passando o mouse sobre uma conversa (ou no topo da conversa aberta), você pode:
- Favoritar / Remover dos favoritos — destaca conversas importantes (aparecem no filtro Favoritas).
- Arquivar / Desarquivar — tira a conversa da lista ativa (fica no filtro Arquivadas).
- Ver lead — atalho que aparece quando a conversa está ligada a um lead do funil de vendas.
📷 Captura: linha de conversa com os botões de favoritar e arquivar visíveis.
Contexto de não lidas
Ao abrir uma conversa com mensagens não lidas, a caixa rola até a primeira mensagem não lida e mostra uma divisória "Mensagens não lidas", para você retomar de onde parou. O contador de não lidas do WhatsApp é da organização (não por usuário), então essa marca é uma aproximação de onde a leitura parou.
Integrações com outros módulos
- Funil de Vendas — conversas de números em modo funil exibem o atalho Ver lead, levando ao lead correspondente.
- Suporte — números em modo suporte não geram conversas avulsas aqui: as mensagens viram tickets no módulo de Suporte.
Para conectar ou trocar o módulo de um número, veja Conectar e configurar um número de WhatsApp.
Dicas e limitações
- Grupos aparecem na caixa (use o filtro Grupos), mas são somente do painel: mensagens de grupo não criam ticket de suporte nem lead de funil.
- O desarquivamento de grupos feito no celular é ignorado de propósito, para não bagunçar a organização do painel.
- Reações e respostas funcionam nas conversas 1:1; a reação que você adiciona é espelhada ao WhatsApp e reconciliada quando confirmada.
- Se uma mensagem ficar como Falhou, o envio é reprocessado automaticamente; falhas persistentes ficam sinalizadas.
Perguntas frequentes
A nota interna é enviada para o cliente? Não. A nota interna fica só para a equipe e nunca é transmitida ao contato.
Por que só vejo alguns números? Membros comuns veem apenas os números privados vinculados a eles. Admins e proprietários veem todos os números conectados.
As mensagens chegam sozinhas ou preciso atualizar a página? Chegam sozinhas, em tempo real, incluindo a contagem de não lidas.
O que significam os tiques/estados da mensagem? São o status de entrega: Na fila, Enviada, Entregue, Lida — e Falhou caso o envio não conclua.
Consigo enviar arquivos? Sim — imagens, vídeos, áudios e documentos, pelo botão Anexar arquivo, com legenda opcional.
Arquivar apaga a conversa? Não. Arquivar só tira da lista ativa; a conversa vai para o filtro Arquivadas e pode ser desarquivada.