aprovacoes-fluxos-e-solicitacoes
O que é / Para que serve
O módulo Aprovações é um mecanismo de aprovação sequencial e configurável por organização. Você define fluxos (uma lista ordenada de aprovadores e campos personalizados); qualquer membro abre uma solicitação vinculada a um fluxo; e os aprovadores designados agem um de cada vez até a solicitação ser aprovada, reprovada ou enviada para ajustes. Cada decisão fica registrada em um histórico imutável (trilha de auditoria).
Você acompanha tudo em dois formatos: Quadro (Kanban) e Tabela.
📷 Captura: página Aprovações no modo Quadro, com as colunas Em aprovação, Em ajustes, Aprovada e Reprovada.
Status de uma solicitação
| Status | Significado |
|---|---|
| Em aprovação | Aguardando o aprovador da etapa atual. |
| Em ajustes | Um aprovador pediu ajustes; aguarda o solicitante reenviar. |
| Aprovada | Todas as etapas foram aprovadas (encerrada). |
| Reprovada | Uma etapa foi reprovada; a solicitação é encerrada (definitivo). |
Tipos de solicitação
Ao criar uma solicitação você escolhe um tipo: Externo, Acesso, Orçamento, Contrato ou Outro.
Antes de começar
- Qualquer membro (member, manager, admin, owner) pode abrir solicitações.
- Somente o aprovador designado da etapa atual pode aprovar, reprovar ou solicitar ajustes.
- Somente o solicitante (quem criou) pode reenviar depois de um pedido de ajustes.
- Somente Admin ou Owner podem criar, editar ou excluir fluxos.
- É preciso ter ao menos um fluxo ativo para abrir solicitações.
Passo a passo
Abrir a página de Aprovações
- No menu lateral, acesse Aprovações.
- Alterne entre Quadro e Tabela no seletor de visualização.
- Use os filtros rápidos: Todas, Minhas ou Pendentes para mim.
- Use a busca (Buscar por título ou solicitante) e, na Tabela, o filtro por status.
Criar uma solicitação
- Clique em Nova solicitação.
- Preencha o Título (obrigatório).
- Escolha o Tipo.
- Selecione o Fluxo de aprovação (obrigatório) — ao escolher, os campos personalizados do fluxo aparecem.
- Preencha a Descrição (opcional) e os campos do fluxo (os obrigatórios são validados).
- Clique em Criar solicitação.
Ao criar, o primeiro aprovador é notificado e a solicitação entra como Em aprovação.
📷 Captura: modal "Nova solicitação" com Título, Tipo, Fluxo e os campos personalizados.
Aprovar, reprovar ou solicitar ajustes
Se você é o aprovador da etapa atual, abra a solicitação (clique no card ou na linha) e use a barra de ações:
- Aprovar — a etapa é aprovada e a próxima é ativada. Se era a última, a solicitação vira Aprovada e o solicitante é notificado. Comentário opcional.
- Solicitar ajustes — a solicitação vai para Em ajustes e o solicitante é notificado para corrigir. Comentário opcional.
- Reprovar — a solicitação é encerrada (definitivo). O comentário é obrigatório.
📷 Captura: modal de detalhe da solicitação com a etapa atual destacada e os botões Aprovar, Solicitar ajustes e Reprovar.
Reenviar após ajustes (solicitante)
- Quando a solicitação estiver Em ajustes, abra-a.
- Ajuste o que foi pedido (título, descrição, campos).
- Clique em Reenviar.
O mesmo aprovador que pediu os ajustes volta a analisar a etapa — a ordem não avança.
Comentários e anexos
Dentro da solicitação, os participantes (solicitante e aprovadores) podem:
- Comentar — comentários livres no histórico.
- Anexar arquivo — anexos ficam disponíveis para todos os participantes; use Baixar para abrir.
Configuração
Criar e gerenciar fluxos (Admin/Owner)
- Na página Aprovações, clique em Gerenciar fluxos (visível para Admin/Owner).
- Clique em Novo fluxo.
- Em Geral, defina o Nome e o Status (Ativo aparece no seletor de novas solicitações; Padrão já vem pré-selecionado ao criar).
- Em Aprovadores, busque membros por nome ou e-mail e adicione-os. Reordene com Mover para cima / Mover para baixo — eles agem na ordem definida, um de cada vez.
- Em Campos personalizados (opcional), clique em Adicionar campo, defina o Rótulo, o Tipo e marque Obrigatório se necessário.
- Salve.
📷 Captura: diálogo de fluxo com as seções Geral, Aprovadores e Campos personalizados.
Tipos de campo personalizado
| Tipo | Uso |
|---|---|
| Texto | Texto curto |
| Texto longo | Parágrafos |
| Número | Valores numéricos |
| Valor (R$) | Valores monetários |
| Data | Datas |
| Caixa de seleção | Sim / Não |
| Seleção única | Uma opção de uma lista |
| Seleção múltipla | Várias opções de uma lista |
Para Seleção única e Seleção múltipla, defina as Opções disponíveis antes de usar.
Editar e excluir fluxos
- Editar: renomeie, reordene aprovadores e adicione/remova campos. Solicitações em andamento não são afetadas — elas mantêm os aprovadores e campos vigentes na criação.
- Excluir: o fluxo deixa de aparecer em novas solicitações, mas as solicitações existentes são preservadas.
Integrações com outros módulos
- Membros e papéis — os aprovadores de um fluxo precisam ser membros ativos da organização. Veja Equipe, membros e papéis.
- Notificações — cada evento (nova etapa, aprovação, reprovação, ajustes, reenvio) gera uma notificação para o destinatário certo, com um contador de pendências no menu.
Dicas e limitações
- O fluxo é estritamente sequencial: só a etapa atual pode ser trabalhada, na ordem definida.
- Reprovar é definitivo — uma solicitação reprovada não pode ser reaberta nem reenviada.
- Para reprovar, o comentário é obrigatório; para aprovar ou solicitar ajustes, é opcional.
- O histórico é imutável: registros de eventos e comentários não podem ser editados nem apagados.
- Anexos: limite de 10 MB por arquivo; os links de download expiram após 1 hora.
- Membros e managers veem apenas as solicitações em que são solicitantes ou aprovadores; Admin/Owner veem todas as solicitações da organização.
- Todo aprovador precisa ser membro ativo — não é possível adicionar alguém que não pertence à organização.
Perguntas frequentes
Quem pode aprovar uma solicitação? Apenas o aprovador designado da etapa atual. Os demais aprovadores só agem quando chega a vez deles.
Reprovei sem querer. Como reabrir? Não é possível. A reprovação é definitiva. Será necessário abrir uma nova solicitação.
O que acontece com as solicitações se eu editar o fluxo? Nada nas que estão em andamento — elas mantêm os aprovadores e campos que tinham quando foram criadas. As mudanças valem só para novas solicitações.
Posso ter mais de um fluxo? Sim. Crie quantos precisar (por exemplo, um para orçamentos, outro para contratos). Marque um como Padrão para ele já vir selecionado.
Como sei que há algo esperando por mim? Use o filtro Pendentes para mim na página de Aprovações. Você também recebe notificações e um contador de pendências.
Preciso comentar ao aprovar? Não é obrigatório aprovar com comentário. Já para reprovar, o comentário é sempre obrigatório.