Gerenciar um projeto
O que é / Para que serve
Este guia cobre o dia a dia de um projeto: como criar, montar a estrutura de fases e tarefas, gerenciar gestor e participantes, controlar o status, registrar tempo, anexar arquivos e notas, e vincular uma Ordem de Serviço de origem.
Antes de começar
- Criar um projeto exige papel admin ou owner.
- Editar um projeto, mover de coluna, alterar status, gerenciar fases e participantes: o gestor do projeto, admin ou owner.
- Criar tarefas, registrar horas, anexar arquivos, adicionar notas e aplicar etiquetas: qualquer participante (além de gestor/admin/owner).
- Excluir um projeto: apenas admin ou owner.
Passo a passo
Criar um projeto
- Vá em Menu lateral > Projetos.
- Clique em Novo projeto (canto superior direito; visível para admin/owner).
- Preencha o formulário:
- Nome — identifica o projeto.
- Descrição — texto rico opcional (aparece no cabeçalho do projeto).
- Gestor — o responsável pelo projeto. Ele é adicionado automaticamente como participante.
- Coluna — em qual coluna do Kanban o projeto começa (padrão: primeira coluna).
- Cliente — opcional. Vincula o projeto a um cliente (alimenta o portal).
- Participantes — membros que poderão trabalhar no projeto e ser atribuídos a tarefas.
- Modelo — opcional. Copia fases e tarefas prontas de um modelo para o novo projeto.
- Clique em Criar projeto.
📷 Captura: diálogo "Novo projeto" com os campos nome, gestor, coluna, cliente, participantes e modelo.
Montar fases e tarefas
Abra o projeto e vá na aba Trabalho (visualização Lista).
Adicionar uma fase:
- Clique em Adicionar fase.
- Dê um Nome (ex.: Descoberta) e confirme em Adicionar.
- Use Mover para cima / Mover para baixo para reordenar as fases.
Adicionar uma tarefa a uma fase:
- Dentro da fase, clique em Adicionar tarefa.
- Preencha:
- Título e Descrição.
- Responsável — precisa ser um participante do projeto.
- Data de início e Data de entrega (usadas na linha do tempo).
- Status — A fazer, Em andamento ou Concluída.
- Dependências — tarefas predecessoras (opcional).
- Visível para o cliente — se marcado, a tarefa aparece no portal do cliente (padrão: visível).
- Clique em Criar.
Dependências são apenas um aviso: se uma tarefa predecessora ainda não estiver concluída, aparece um alerta visual, mas nada é bloqueado.
Conclusão de fase e progresso
- Uma fase é marcada como concluída automaticamente quando todas as suas tarefas chegam a Concluída.
- O gestor também pode Concluir uma fase manualmente (força a conclusão), ou Reabrir uma fase concluída.
- O progresso do projeto (barra e percentual no cabeçalho) é recalculado a cada mudança de tarefa:
tarefas concluídas ÷ total de tarefas.
📷 Captura: uma fase com tarefas, badge "Concluída" e a barra de progresso do projeto no topo.
Ver a linha do tempo (Gantt)
Na aba Trabalho, use o sub-alternador Lista ↔ Linha do tempo. A Linha do tempo plota as tarefas pelas datas de início e entrega, agrupadas por fase, mostrando setas de dependência e avisos de predecessora não concluída. É uma visualização somente leitura — a edição continua na lista.
Gestor e participantes
Na aba Trabalho, role até a seção Participantes.
- Adicionar participante: use o campo Adicionar participante… e escolha um membro. Só participantes podem ser atribuídos a tarefas e registrar horas.
- Remover participante: clique em Remover ao lado do membro.
- O gestor não pode ser removido enquanto for gestor. Para trocar o gestor (somente admin/owner), edite o projeto em Editar e altere o campo Gestor — o gestor anterior continua como participante.
Registrar tempo
Você pode apontar horas de duas formas:
Pela aba Tempo:
- Abra o projeto e vá na aba Tempo.
- Clique em Registrar tempo.
- Escolha a Tarefa, informe a Data, as Horas (entre 0 e 24) e uma Descrição opcional.
- Clique em Registrar.
Pelo cronômetro (na tarefa): use Iniciar cronômetro na tarefa. Ao Parar cronômetro, o tempo é registrado automaticamente. Você só pode ter um cronômetro ativo por vez — iniciar um novo para automaticamente o anterior e registra o tempo dele.
As horas são sempre atribuídas a você (quem registra). Não é possível lançar horas em nome de outra pessoa. O total de horas por tarefa e por projeto é somado automaticamente.
Você pode editar/excluir os seus próprios apontamentos; o gestor, admin e owner podem editar/excluir qualquer apontamento.
Anexar arquivos e links
- Abra o projeto e vá na aba Arquivos.
- Clique em Adicionar anexo.
- Escolha Enviar arquivo ou Link externo.
- Selecione a Categoria:
- Proposta comercial
- Gravação de reunião
- Documento do projeto
- Informe o arquivo (máx. 10 MB) ou a URL, um Nome e uma Descrição opcional, e clique em Adicionar.
Todas as categorias de anexo são visíveis para o cliente no portal. Para gravações de reunião, prefira o Link externo (Loom, Google Meet, Zoom) — o envio de arquivos de vídeo não é permitido.
Notas internas
Na aba Notas, clique em Adicionar nota e escreva em texto rico. As notas nunca são visíveis para o cliente. Você pode editar apenas as suas próprias notas; o gestor/admin/owner pode excluir notas de qualquer pessoa (mas não reescrevê-las).
Alterar o status do projeto
- Na página do projeto, clique em Alterar status (gestor, admin ou owner).
- Escolha o novo status: Ativo, Pausado ou Cancelado.
- Escreva uma Justificativa — ela é obrigatória e fica registrada no histórico.
- Confirme em Alterar status.
📷 Captura: diálogo "Alterar status" com o seletor de status, o campo de justificativa e o histórico recente.
Cada mudança registra quem alterou, de qual status, para qual, a justificativa e a data. O histórico recente aparece no próprio diálogo.
Aplicar etiquetas
No cabeçalho do projeto, use a barra de etiquetas para Adicionar etiqueta… ou remover. As etiquetas ajudam a filtrar e agrupar projetos no quadro e na lista. O catálogo de etiquetas é definido por admin/owner nas configurações.
Vincular uma Ordem de Serviço
Um projeto pode nascer de uma Ordem de Serviço (OS) paga:
- No módulo Ordens de Serviço (ERP), ao converter uma OS paga em projeto, você chega ao diálogo de criação já pré-vinculado àquela OS.
- Um projeto vinculado exibe no cabeçalho um link A partir da OS nº ….
- A relação é permanente e 1 para 1: uma OS gera exatamente um projeto, e o projeto referencia a OS por toda a sua vida.
- Quando há OS vinculada, o cliente vem da OS e não pode ser trocado manualmente.
Excluir um projeto
- Na página do projeto, clique em Excluir (somente admin/owner).
- Digite o nome exato do projeto para confirmar.
- Clique em Excluir projeto.
A exclusão é permanente e remove todas as fases, tarefas e histórico do projeto.
Integrações com outros módulos
- Ordens de Serviço / ERP — origem do projeto (1 OS → 1 projeto), veja acima.
- Clientes — o vínculo com o cliente alimenta o Portal do cliente.
- Portal do cliente — mostra fases, tarefas visíveis, arquivos e reuniões; dispara notificações ao cliente quando uma tarefa visível muda de status, um arquivo é adicionado, uma fase é concluída ou uma reunião é agendada/atualizada.
- Reuniões / Agenda — a aba Reuniões cria eventos no Google Agenda ligados ao projeto (requer integração ativa em Configurações → Integrações).
- Configurar o pipeline — colunas, modelos e etiquetas são configurados em Configurar o pipeline de projetos.
Dicas e limitações
- Só é possível atribuir tarefas e registrar horas a quem é participante do projeto.
- Uma fase não pode ser excluída enquanto tiver tarefas — exclua ou mova as tarefas primeiro.
- A justificativa de status é obrigatória e não pode ser editada depois: fica registrada como histórico.
- Anexos têm limite de 10 MB por arquivo; arquivos de vídeo não são aceitos no upload (use link).
- As dependências de tarefa são apenas informativas — não impedem movimentação nem conclusão.
Perguntas frequentes
Como movo um projeto de coluna no Kanban? Arraste o card entre as colunas do quadro. Apenas gestor, admin e owner podem mover.
Posso ter mais de um cronômetro rodando? Não. Existe um cronômetro ativo por usuário. Iniciar um novo para automaticamente o anterior e registra o tempo dele.
Consigo lançar horas em nome de um colega? Não. As horas são sempre atribuídas a quem faz o lançamento.
Excluí uma tarefa sem querer, dá para desfazer? Não. A exclusão de tarefas e fases é permanente.
Por que não consigo trocar o cliente do projeto? Se o projeto veio de uma Ordem de Serviço, o cliente é definido pela OS e fica bloqueado. Projetos sem OS aceitam vínculo manual de cliente.
Onde vejo o histórico de mudanças de status? No diálogo Alterar status, na seção Histórico recente.